Code d'éthique

Procédure de gestion de l'information Ce document détaille la procédure à suivre par la Chaîne Éthique Suarez pour se conformer aux exigences établies dans la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption.

1. IDENTIFICATION DES CANAUX D'INFORMATION INTERNES DE SUAREZ

Les communications peuvent être soumises par écrit ou verbalement, ou les deux, par les canaux suivants : Accéder au formulaire en ligne (préféré). Voie postale ou en personne : Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) Espagne. Courriel : comitedeetica@gruposuarez.com Réunion en personne, à la demande de l'informateur à l'adresse convenue, dans un délai maximum de sept (7) jours calendaires à compter de la demande.

2. QU'EST-CE QUE LA CHAÎNE ÉTHIQUE SUAREZ ?

Il s'agit d'un canal de communication confidentiel accessible à tous les membres de Suarez, ainsi qu'aux personnes, physiques et morales, ayant un lien avec les personnes qui composent Suarez (employés, fournisseurs, franchisés, etc.). Suarez s'engage en faveur de la transparence, de la culture éthique et du respect de la réglementation sous tous ses angles. Par conséquent, toute communication relative à un manquement à la réglementation, quel qu'il soit, ou à un comportement contraire à l'éthique, tel que de mauvaises pratiques professionnelles, financières, comptables ou commerciales, sera traitée avec la plus grande attention afin de prendre toutes les mesures nécessaires pour corriger ces attitudes et atteindre notre objectif de pleine conformité éthique et réglementaire en tant qu'organisation.

La communication se fera via le formulaire prévu à cet effet, disponible sur la page d'accueil de ce site web. Nous garantissons l'anonymat si l'informateur le souhaite, la confidentialité totale de la communication et sa protection, évitant ainsi toute forme de représailles.
Ce canal de communication peut également être utilisé pour répondre à toutes les questions qui pourraient survenir concernant l'application des règles et procédures internes de l'entreprise.

3. CANAUX EXTERNES D'INFORMATION AUX AUTORITÉS COMPÉTENTES ET, LE CAS ÉCHÉANT, AUX INSTITUTIONS, ORGANISMES OU ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE.

Si un informateur le souhaite, il peut signaler à l'Autorité indépendante pour la protection des informateurs (AAI) toute violation ou omission des principes et garanties établis dans ce document, qui sont soutenus par le respect de la loi 2/2023.
De même, l'informateur peut s'adresser aux autorités compétentes pour obtenir des conseils, un soutien ou le traitement de sa communication, en recevant les mêmes garanties que celles fournies par le Canal Éthique.

4. PROCÉDURE DE GESTION ET DE TRAITEMENT DES COMMUNICATIONS REÇUES.

a) Émission de la communication par le déclarant et son contenu. Le déclarant peut soumettre la communication par l'un des moyens décrits à la section 1, le formulaire en ligne étant le canal privilégié.
Pour une gestion et une analyse appropriées des communications reçues et des faits qu'elles contiennent, toutes les communications doivent contenir les données suivantes :

• Expliquez les événements de la manière la plus détaillée possible, en indiquant les dates auxquelles ils se sont produits, s’ils étaient ponctuels ou en cours et s’ils se produisent encore.
• Identifiez la ou les personnes impliquées, qu’elles aient commis les actes, qu’elles en aient été victimes ou qu’elles en aient eu connaissance.
• Joindre tous les documents et informations concernant les événements signalés qui justifient la plainte.
• Fournir, si l'informateur le souhaite, un moyen de contact au cas où Suarez jugerait nécessaire de le contacter pour approfondir les informations fournies. L'informateur peut choisir de communiquer ses informations de manière anonyme via le formulaire, ce qui lui permet de choisir de le faire ou non. Dans tous les cas, que la communication soit anonyme ou non, l'ensemble du processus de traitement, de sa réception à la clôture de l'enquête et à la résolution de l'affaire, restera confidentiel.

b) Réception de la communication. Le responsable du système désigné par l'organe administratif à tout moment sera celui qui recevra les communications adressées au canal éthique Suarez. Une fois la communication reçue, le responsable du système enverra à l'informateur un accusé de réception dans un délai n'excédant pas sept (7) jours calendaires suivant sa réception, sauf si cela risque de compromettre la confidentialité de la communication.

c) Analyse de la communication. La communication soumise est examinée par le gestionnaire du système, après application du filtre de conflit d'intérêts correspondant, afin de garantir l'objectivité et l'indépendance de l'analyse et de la résolution des communications.
Une fois le conflit d'intérêts écarté, le gestionnaire du système contactera le ou les services concernés ou susceptibles d'être liés à la communication pour mener l'enquête pertinente et demandera à l'informateur, si le contact est possible, toute information ou documentation supplémentaire jugée nécessaire pour résoudre le cas.
Le délai maximal pour répondre aux actes d'enquête et émettre le rapport correspondant ne peut excéder trois mois à compter de la date de réception de la communication.

d) Droits de la personne concernée. Toute personne concernée accusée d'actions ou d'omissions dans une communication sera informée et entendue dans le délai et selon les modalités que le gestionnaire du système et les services impliqués dans l'enquête jugeront appropriés pour assurer le succès de l'enquête.
Le respect absolu de la présomption d’innocence et du droit à l’honneur des personnes concernées sera exigé à tout moment.

e) Résolution de la communication et publication du rapport final. Sur la base du rapport d'enquête, une décision sera prise quant à la prise ou non de mesures et, le cas échéant, la notification sera archivée.

5. GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ.

Toutes les informations fournies par l'informateur seront traitées confidentiellement. La confidentialité de toute communication est également garantie lorsqu'elle est envoyée par des canaux de signalement autres que ceux prévus à l'article 1 ou à des membres du personnel non responsables de son traitement. Ces membres du personnel auront été formés à ce sujet et avertis de la qualification de violation de l'obligation de confidentialité comme une violation très grave. De plus, le destinataire de la communication est tenu de la transmettre immédiatement au responsable du système.

6. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES.

Le traitement des données personnelles sera régi par les dispositions du Titre VI de la Loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption, dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, dans la Loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, dans la Loi organique 7/2021, du 26 mai, sur la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d'enquête et de poursuite des infractions pénales et d'exécution des sanctions pénales, et dans ce titre.
Les données personnelles qui ne sont pas clairement pertinentes pour le traitement d’une information spécifique ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées accidentellement, elles seront supprimées sans délai injustifié.

a) Coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données. Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de leurs données personnelles (ci-après, le « RGPD »), de la Loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (ci-après, « LOPDGDD ») et de la Loi 2/2023 du 20 février relative à la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et à la lutte contre la corruption (« Loi sur la protection des informateurs »), ainsi qu'aux autres réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, Suárez traitera les données collectées via le canal éthique en tant que responsable du traitement. À cette fin, les données d'identification de la société qui traitera les données sont : SUAREZ TRADING, SL. Siège social :

Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) Espagne. CIF : B95352936. Courriel : lopd@joyeriasuarez.com. Pour toute question ou demande, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse lopd@joyeriasuarez.com.

b) Type de données personnelles traitées. L'utilisation du canal Éthique et l'inclusion de données personnelles sont facultatives. Si vous nous fournissez vos données personnelles directement ou si un tiers nous les fournit par ce canal, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :

Lorsque vous envoyez un message ou des informations complémentaires, vous avez la possibilité de joindre des preuves. Si vous souhaitez envoyer un message anonymement, sachez que les pièces jointes peuvent contenir des informations personnelles susceptibles de compromettre votre anonymat. Supprimez ces informations avant d'envoyer les fichiers.

c) Finalités du traitement Nous traiterons vos données personnelles, les informations et les documents que vous nous fournissez dans le but de traiter, d'enquêter et de proposer des résolutions sur les communications et les plaintes liées à d'éventuels actes criminels ou à des violations réglementaires et éthiques reçues via ce canal, conformément aux dispositions de la Procédure et de la Politique du Système de Gestion des Plaintes, ainsi que du Code d'éthique de Suarez.
De plus, certaines informations peuvent être traitées pour fournir des preuves du fonctionnement du système ; ces informations seront stockées de manière anonyme.

d) Base juridique du traitement La base juridique du traitement de vos données est le respect d'une obligation légale, conformément aux dispositions de l'article 30 de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (article 6.1.c) du RGPD). Si les données sont considérées comme une catégorie spéciale, le traitement est exempté conformément aux dispositions de l'article 30 de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte, en liaison avec l'article 9.2.g) du RGPD, car il est nécessaire pour des raisons d'intérêt public essentiel.

e) Durée de conservation des données dans le canal éthique. Les données personnelles traitées à cette fin seront conservées dans le canal éthique uniquement le temps nécessaire à la décision d'ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés. Dans tous les cas, trois mois après leur saisie, les données devront être supprimées du canal éthique. Si une enquête est décidée, les données personnelles seront conservées hors du canal de signalement pendant toute la durée de l'enquête. Si l'enquête aboutit à l'adoption de mesures à l'encontre des personnes concernées, les données seront conservées aussi longtemps que l'action en justice appropriée persiste.
Une fois la période de conservation correspondante expirée, les données seront dûment bloquées et conservées pour démontrer le respect de la réglementation concernant la fourniture d'un modèle d'éthique et de conformité chez Suárez conformément aux exigences de l'article 31 bis du Code pénal.

f) Accès au canal éthique En général, l'accès aux données sera limité exclusivement aux personnes faisant partie des organes de direction liés aux fonctions de conformité (membres du Comité d'éthique et de conformité de Suárez et, le cas échéant, du Conseil consultatif d'éthique et de conformité), et/ou aux enquêteurs internes ou externes (ces derniers en tant que sous-traitants) qui pourraient être désignés. De même, lorsque des mesures disciplinaires doivent être adoptées à l'encontre du personnel de Suárez, cet accès sera également autorisé au personnel exerçant des fonctions de gestion et de contrôle au sein du service des ressources humaines de Suárez.

g) Destinataires des données Vos données ne seront en aucun cas cédées ou mises à disposition à des tiers, à l'exception des prestataires de services juridiques.
Sans préjudice de ce qui précède, les données personnelles issues des plaintes pourront être communiquées aux forces de l'ordre, aux juges ou aux tribunaux, ainsi qu'à tout autre organisme compétent si cela est requis conformément à la législation en vigueur.
En particulier, pour les personnes physiques des sociétés Suarez situées hors de l'Espace économique européen, des transferts internationaux de données peuvent être effectués, à condition que cela soit strictement nécessaire à la résolution du cas signalé via le canal éthique. Le cas échéant, Suarez adoptera les mesures appropriées pour garantir la protection de vos données personnelles conformément au présent document et appliquera le mécanisme approprié dans chaque cas, conformément au RGPD, lors de leur transfert hors de l'EEE. De même, nous nous assurons que tout tiers recevant vos données personnelles a mis en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour les protéger.

h) Décisions automatisées et profilage En aucun cas Suarez ne prendra de décisions automatisées avec vos données ni ne créera de profils.

i) Transferts internationaux Suarez possède plusieurs filiales, il est donc possible que, si nécessaire en fonction du cas spécifique et après avoir mené l'enquête correspondante, vos données soient traitées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Dans tous les cas, Suárez veillera à ce que le traitement de ces données soit toujours protégé par les garanties appropriées, ce qui peut inclure, entre autres, la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Ces clauses consistent en des contrats approuvés par la Commission qui offrent des garanties suffisantes pour garantir que le traitement est conforme aux exigences du RGPD.

j) Exercice des droits Vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, vos droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition, en indiquant expressément lequel des droits susmentionnés vous souhaitez exercer. Vous pouvez adresser votre demande aux adresses suivantes :

• En envoyant un email à lopd@joyeriasuarez.com
• Par courrier postal adressé à Suárez Trading, SL, dont le siège social est situé Gran Vía 40 bis, 3º, 48009 Bilbao (Vizcaya), Espagne. Nous examinerons toutes les demandes et vous répondrons dans les délais prévus par la loi applicable. Veuillez toutefois noter que les droits d'accès, de suppression et d'opposition peuvent être limités pendant la durée de l'enquête sur les faits signalés ou pendant la durée de l'action judiciaire ou extrajudiciaire les concernant. L'identité du plaignant doit être préservée pour satisfaire aux intérêts de Suárez ou pour se conformer à une obligation légale. Dans tous les cas, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es), sise C/Jorge Juan n° 6, 28001 Madrid, si vous estimez que Suárez a violé les droits qui vous sont accordés par la loi applicable.

7. TRANSMISSION D'INFORMATIONS AU MINISTÈRE PUBLIC

Lorsque les faits pourraient indiquer une infraction pénale, le gestionnaire du système transmettra immédiatement l'information au Parquet. Si les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne, ils seront transmis au Parquet européen.

8. ABUS DU SYSTÈME, FAUSSE PLAINTE ET ENGAGEMENT DE NON-REPRÉSAILLES.

Les utilisateurs qui utilisent la chaîne éthique de bonne foi ne subiront aucun type de représailles en raison de leur utilisation du système, ni ne feront face à aucun type de sanction de la part de Suarez.
Suárez garantira une protection adéquate de la vie privée et des données personnelles, ainsi que la préservation de l'honneur, de la présomption d'innocence et du droit à la défense des personnes accusées, notamment contre les accusations infondées, fausses ou malveillantes, pour lesquelles des mesures disciplinaires appropriées seront prises, le cas échéant.
De même, vous devez vous assurer que les données personnelles fournies via le canal éthique sont vraies, exactes, complètes et à jour.