CANAL ÉTICO DEL GRUPO SUÁREZ

ACCESO CANAL DE DENUNCIAS (Aquí)

Procedimiento de gestión de informaciones

 

En el presente documento se establece detalladamente el procedimiento a efectos de que el Canal ético del Grupo Suárez cumpla con los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

1. IDENTIFICACIÓN DE LOS CANALES INTERNOS DE INFORMACIÓN DEL GRUPO SUÁREZ.

Las comunicaciones podrán remitirse por escrito o verbalmente o de ambos modos, a través de las siguientes vías:

Acceso al formulario online (preferente)

Canal postal o presencial: Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) España. Correo electrónico: comitedeprevencion@joyeriasuarez.com

Reunión presencial, a solicitud del informante en la dirección que se acuerde, dentro del plazo máximo de siete (7) días naturales desde la solicitud.

 

2. ¿QUÉ ES EL CANAL ÉTICO DEL GRUPO SUÁREZ?

Se trata de un canal de comunicación confidencial a disposición de todas las personas que formen parte del Grupo Suárez, así como de las personas, tanto físicas como jurídicas que tengan cualquier tipo de relación con cualquiera de las sociedades o personas integrantes del Grupo Suárez (empleados/as, proveedores, franquiciados, etc.).

El Grupo Suárez está comprometidos con la transparencia, la cultura ética y el cumplimiento normativo en todos sus ángulos por lo que cualquier comunicación relacionada con incumplimientos normativos de cualquier tipo, comportamientos poco éticos como pueden ser, malas prácticas laborales, financieras, contables, comerciales, para así poder tomar todas las medidas necesarias tendentes a subsanar dichas actitudes y lograr nuestro objetivo de cumplimiento ético y normativo pleno como organización.

La comunicación se realizará a través del formulario creado al efecto que se encuentra en la página de inicio de esta página web, mediante el cual garantizamos el anonimato si así lo desea el informante, la total confidencialidad de la comunicación y la protección del informante, para así evitar cualquier tipo de represalia.

Este canal de comunicación también podrá ser empleado para realizar consultas en caso de dudas que puedan surgir en la aplicación de normas y procedimientos internos de la sociedad.

 

3. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN ANTE LAS AUTORIDADES COMPETENTES Y, EN SU CASO, ANTE LAS INSTITUCIONES, ÓRGANOS U ORGANISMOS DE LA UNIÓN EUROPEA.

En el caso de que cualquier informante lo desee podrá realizar una comunicación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. cualquier incumplimiento u omisión de los principios y garantías establecidas en el presente documento que se respaldan en el cumplimiento de la Ley 2/2023.

Asimismo, el informante puede recurrir a las Autoridades competentes para recibir asesoramiento, apoyo o trámite de su comunicación, recibiendo las mismas garantías que en el Canal Ético.

 

4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS.

a) Emisión de la comunicación por el informante y contenido de la misma.

El informante podrá remitir la comunicación a través de cualquiera de las vías detalladas en el apartado 1, siendo el canal preferente el formulario online.

Para una correcta gestión y análisis de las comunicaciones recibidas y los hechos en ellas contenidos, todas las comunicaciones deben contener los siguientes datos:

  • Explicación de los hechos de la forma lo más detallada posible indicando las fechas en que tuvieron lugar, así como si los mismos fueron puntuales o continuados en el tiempo y si siguen ocurriendo.
  • Identificar a la/s persona/s involucrada/s ya sea por haber cometido los hechos, por ser víctimas o conocedoras de los mismos.
  • Adjuntar todos los documentos e informaciones sobre los hechos denunciados que permitan justificar la denuncia.
  • Aportar, en caso de que así lo desee el informante, un método de contacto para el caso de que el Grupo Suárez considere necesario contactar con él para ampliar la información suministrada a través de la comunicación.

A elección del informante, la comunicación realizada a través del formulario podrá ser anónima, de modo que el informante podrá optar entre facilitar sus datos o no facilitarlos. En todo caso, sea la comunicación anónima o no, todo el procedimiento de gestión de la misma, desde la recepción de la comunicación hasta la conclusión de la investigación y resolución del caso será confidencial.

 

b) Recepción de la comunicación.

El Responsable del Sistema designado por el Órgano de Administración en cada momento será quien reciba las comunicaciones realizadas al Canal Ético del Grupo Suárez.

Una vez recibida la comunicación, el Responsable del Sistema remitirá al informante el acuse de recibo de la comunicación en un plazo no superior a (7) siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

 

c) Análisis de la comunicación.

La comunicación remitida es revisada por el Responsable del Sistema, previa aplicación del correspondiente filtro de conflicto de interés para garantizar la objetividad e independencia en el análisis y resolución de las comunicaciones.

Una vez descartado el conflicto de intereses, el Responsable del Sistema contactará con el departamento o departamentos implicados o que puedan tener relación con la comunicación para llevar a cabo las actuaciones de investigación pertinentes y solicitar al informante, en caso de que el contacto con este sea posible, la información o documentación adicional que se considere necesaria para la resolución del caso.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación y emitir el correspondiente informe no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación.

 

d) Derechos de la persona afectada.

Cualquier persona afectada a que se le atribuyan acciones u omisiones en una comunicación, será informada y oída en el tiempo y forma que el Responsable del Sistema junto con los departamentos implicados en la investigación consideren adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

En todo momento se exigirá el absoluto respeto a la presunción de inocencia y al derecho al honor de las personas afectadas.

 

e) Resolución de la comunicación y emisión del informe final.

En base al informe de investigación, se decidirá si corresponde aplicar medidas o no y, en su caso se procederá a archivar la notificación.

 

5. GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD.

Toda la información que proporcione el informante a través de su comunicación será tratada de manera confidencial.

Asimismo se garantiza la confidencialidad de cualquier comunicación cuando la misma sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos en el apartado 1 o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave del quebranto de la obligación de confidencialidad y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.

 

6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Los tratamientos de datos personales se regirán por lo dispuesto en el Título VI de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

a) Datos de contacto del responsable del tratamiento y del delegado de protección de datos

De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016, de protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de tus datos personales (en adelante, el “RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, “LOPDGDD”) y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley de Protección del Informante”) así como demás normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal el Grupo Suárez tratará los datos recabados a través del Canal Ético como responsable del tratamiento. A tal efecto, los datos de identificación de las sociedades integrantes del Grupo Suárez que van a tratar los datos en función de la página web a través de la que se realice la comunicación son los siguientes son:

· Titular 1: ARISTOCRAZY, S.A.

Domicilio social: Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) España.

C.I.F.: A48231146 E-mail: dpo@aristocrazy.com

 

· Titular 2: SUÁREZ TRADING, S.L.

Domicilio social: Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) España.

C.I.F.: B95352936

E-mail: lopd@joyeriasuarez.com

 

Si tienes cualquier duda o consulta puedes dirigirte a nuestro delegado de protección de datos enviando su petición a dpo@aristocrazy.com o lopd@joyeriasuarez.com.

 

b) Tipología de datos personales objeto de tratamiento

Tanto si nos facilitas tus datos personales directamente o como si nos los facilita un tercero, trataremos los siguientes datos personales:

Tipología de interesado  Categorías de datos y datos objeto de tratamiento 
Denunciante nominal 
  • Datos identificativos: nombre y apellidos. 
  • Datos de contacto: email. 
  • Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados, incluyendo información laboral, fiscal, etc. 

Denunciante anónimo 

(La persona denunciante puede facilitar los siguientes datos o ninguno de ellos) 

  • Seudónimo, en caso de usarlo. 

  • Datos de contacto, en caso de aportarlos: email. 

  • Evidencias: fotografías o documentos que puedan 

    demostrar los hechos denunciados, incluyendo información laboral, fiscal, etc. 

Persona denunciada 
  • Datos identificativos: nombre y apellidos. 

  • Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc., en caso de aportarlos en el transcurso de la investigación. 

  • Evidencias: fotografías o documentos que puedan 

    demostrar los hechos denunciados. 

Testigo 
  • Datos identificativos: nombre y apellidos. 

  • Datos de contacto: email, teléfono, etc. 

  • Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc., en caso de aportarlos en el transcurso de la investigación. 

  • Evidencias: fotografías o documentos que puedan 

    demostrar los hechos denunciados. 

Terceros 
  • Datos identificativos: nombre y apellidos. 

  • Datos de contacto: email, teléfono, etc. 

  • Datos asociados a la conducta denunciada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, etc. 

  • Evidencias: fotografías o documentos que puedan 

    demostrar los hechos denunciados, en caso de aportarlos en el transcurso de la investigación. 

 

c) Finalidades del tratamiento

Trataremos tus datos personales, la información y los documentos que nos facilites con la finalidad de tramitar, investigar y proponer resoluciones sobre las comunicaciones y denuncias relacionadas con posibles hechos delictivos o incumplimientos normativos y éticos recibidos a través de este canal, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento y en la Política del Sistema de Gestión de Denuncias, así como en el Código Ético del Grupo Suárez.

d) Base de legitimación del tratamiento

La base legal que legitima el tratamiento de tus datos reside en el cumplimiento de una obligación legal, en virtud de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley de Protección del Informante. En el caso que los datos sean considerados de categoría especial su tratamiento queda exceptuado de acuerdo con lo previsto en el artículo 30 de la Ley de Protección del Informante, en relación con el artículo 9.2.g) del RGPD por ser necesario por razones de un interés público esencial.

e) Plazo de conservación de los datos en el Canal Ético

Los datos personales tratados con esta finalidad se conservarán en el Canal Ético únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del Canal Ético. Si se decidiera iniciar una investigación, los datos personales se conservarán fuera del canal de denuncias durante el tiempo que dure la investigación de los hechos. En caso de que de la investigación se desprenda la adopción de determinadas medidas contra las personas investigadas, los datos se conservarán en tanto persistan las acciones legales que procedan.

Una vez finalice el plazo de conservación correspondiente, los datos serán debidamente bloqueados y conservados con objeto de probar el cumplimiento de la normativa en lo referente a la disposición de un modelo de ética y compliance del Grupo Suárez conforme a los requisitos del art. 31 bis del Código Penal.

f) Destinatarios de los datos personales

En general, el acceso a los datos quedará limitado exclusivamente a quienes forman parte de órganos de gobierno relacionados con funciones de cumplimiento (miembros del Comité Corporativo de Ética y Compliance del Grupo Suárez y, cuando proceda, al Consejo Asesor de Ética y Compliance), y/o a los encargados de la investigación internos o externos (estos últimos como encargados del tratamiento) que eventualmente sean designados. Asimismo, cuando procediera la adopción de medidas disciplinarias contra personal del Grupo Suárez, dicho acceso se permitirá igualmente al personal con funciones de gestión y control del área de Recursos Humanos del Grupo Suárez.

Tus datos no serán cedidos, vendidos, alquilados o puestos a disposición de ninguna otra forma a ningún tercero, salvo a aquellos proveedores de servicios para la recepción de comunicaciones en el canal y, en su caso, gestión y realización de las investigaciones que resulten necesarias, los cuales en ningún caso tratarán los datos para finalidades propias.

Sin perjuicio de lo anterior, los datos personales de las denuncias podrán ser comunicados a las fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces o Tribunales, así como cualquier otro organismo competente en caso de ser requeridos en cumplimiento de la legislación vigente.

En particular, en el caso de personas de empresas del Grupo Suárez ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo, se podrán realizar transferencias internacionales de los datos siempre que la misma sea estrictamente necesaria para resolver el caso reportado a través del Canal Ético. En su caso, el Grupo Suárez adoptará las medidas adecuadas para garantizar que sus datos personales permanezcan protegidos según lo que se establece en este documento y aplicando el mecanismo que corresponda en cada caso de acuerdo con

el RGPD cuando se transfieran fuera del EEE. Igualmente, nos aseguramos de que cualquier tercero que reciba sus datos personales tenga implementadas medidas de seguridad apropiadas para proteger dichos datos.

 

g) Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

En ningún caso el Grupo Suárez adoptará decisiones automatizadas con tus datos ni elaborará perfiles.

h) Transferencias internacionales

El Grupo Suárez cuenta con diferentes filiales, por lo que es posible que, en el caso que sea necesario atendiendo al caso concreto y, tras realizarse la correspondiente investigación, tus datos sean tratados fuera de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo.

En cualquier caso, el Grupo Suárez se asegurará de que dichos tratamientos de datos se protejan siempre con las garantías oportunas, que podrán incluir, entre otros, la firma de cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Estas cláusulas consisten en contratos aprobados por la Comisión que proporcionan las garantías suficientes para garantizar que el tratamiento cumple con los requisitos establecidos por el RGPD.

i) Ejercicio de derechos

Puedes ejercer, en cualquier momento y de forma gratuita, tus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición, indicando expresamente qué derecho de entre los anteriormente relacionados desea ejercer. Puedes dirigir tu petición a las siguientes direcciones: · Enviando un correo electrónico a dpo@aristocrazy.com o lopd@joyeriasuarez.com..

· Mediante correo postal dirigido a Suárez Trading, S.L. O Aristocrazy S.A. al domicilio social Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) España.

Consideraremos todas las solicitudes y proporcionaremos nuestra respuesta dentro del período de tiempo establecido por la ley aplicable. Ten en cuenta, sin embargo, que los derechos de supresión y oposición pueden encontrarse limitados mientras se encuentre en curso la investigación de los hechos denunciados o se estén ejerciendo acciones judiciales o extrajudiciales sobre los mismos, debiendo conservar la identidad del denunciante para la satisfacción de los intereses del Grupo Suárez o para el cumplimiento de una obligación legal.

En todo caso, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), sita en la C/Jorge Juan núm. 6 de 28001 Madrid, en el caso que consideres que el Grupo Suárez ha vulnerado los derechos que te son reconocidos por la legislación aplicable.

 

7. REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN AL MINISTERIO FISCAL.

Con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito el Responsable de Sistema remitirá la información al Ministerio Fiscal. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

 

8. ABUSO DEL SISTEMA, DENUNCIA FALSA Y COMPROMISO DE NO REPRESALIA.

Las personas usuarias que hagan uso de buena fe del Canal Ético no sufrirán ningún tipo de represalia como consecuencia del uso del sistema, y no se enfrentarán a ningún tipo de sanción por parte del Grupo Suárez.

El Grupo Suárez garantizará la protección adecuada de la intimidad y de los datos personales y la preservación del honor, la presunción de inocencia y el derecho a la defensa de las personas denunciadas, en particular, frente a denuncias infundadas, falsas o de mala fe, sobre las que se adoptarán, en su caso, las medidas disciplinarias que correspondan.

Asimismo, deberás garantizar que los datos personales proporcionados a través del Canal Ético son verdaderos, exactos, completos y actualizados.