CANAL ÉTHIQUE ARISTOCRAZY
ACCÈS AU CANAL DE PLAINTE ICI
Procédure de gestion des informations
Ce document établit en détail la procédure permettant à la Chaîne Éthique Aristocratique de se conformer aux exigences établies dans la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes pour signaler les violations réglementaires et la lutte contre la corruption.
1. IDENTIFICATION DES CANAUX D'INFORMATION INTERNES Aristocrazy
Les communications peuvent être envoyées par écrit, verbalement ou dans les deux sens, par les moyens suivants :
Accès au formulaire en ligne (de préférence).
Voie postale ou en personne : Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) Espagne.
E-mail : comitedeetica@gruposuarez.com
Rencontre en personne, à la demande de l'informateur à l'adresse convenue, dans un délai maximum de sept (7) jours calendaires à compter de la demande.
2. QU'EST-CE QUE LE CANAL ÉTHIQUE ARISTOCRAZY ?
Il s'agit d'un canal de communication confidentiel accessible à toutes les personnes faisant partie d'Aristocrazy, ainsi qu'aux personnes, tant physiques que morales, qui ont tout type de relation avec les personnes membres d'Aristocrazy (. salariés, fournisseurs, franchisés, etc.).
Aristocrazy s'engage à la transparence, à la culture éthique et au respect de la réglementation dans tous ses aspects, donc toute communication liée à des violations réglementaires de tout type, des comportements contraires à l'éthique tels que de mauvaises pratiques de travail, financières, comptables, commerciales, etc. mesures pour corriger ces attitudes et atteindre notre objectif de pleine conformité éthique et réglementaire en tant qu'organisation.
La communication sera effectuée via le formulaire créé à cet effet qui se trouve sur la page d'accueil de ce site Web, à travers lequel nous garantissons l'anonymat si l'informateur le souhaite, la totale confidentialité de la communication et la protection de l'informateur, pour ainsi en évitant tout type de représailles.
Ce canal de communication pourra également être utilisé pour effectuer des demandes de renseignements en cas de doutes pouvant survenir dans l'application des règles et procédures internes de l'entreprise.
3.CANAUX D'INFORMATION EXTERNES DEVANT LES AUTORITÉS COMPÉTENTES ET, LE CAS ÉCHÉANT, DEVANT LES INSTITUTIONS, ORGANES OU AGENCES DE L'UNION EUROPÉENNE.
Si un informateur le souhaite, il peut adresser une communication à l'Autorité indépendante pour la protection des informateurs, A.A.I. toute violation ou omission des principes et garanties établis dans le présent document qui sont soutenus par le respect de la loi 2/2023.
De même, l'informateur peut s'adresser aux Autorités compétentes pour recevoir des conseils, un soutien ou traiter sa communication, en bénéficiant des mêmes garanties que dans le Canal Éthique.
4. PROCÉDURE DE GESTION ET DE TRAITEMENT DES COMMUNICATIONS REÇUES.
a) Émission de la communication par l'informateur et son contenu.
L'informateur peut envoyer la communication par l'une des méthodes détaillées dans la section 1, le canal préféré étant le formulaire en ligne.
Pour une gestion et une analyse correctes des communications reçues et des faits qui y sont contenus, toutes les communications doivent contenir les données suivantes :
- Explication des événements de la manière la plus détaillée possible, en indiquant les dates auxquelles ils ont eu lieu, ainsi que s'ils étaient spécifiques ou continus dans le temps et s'ils continuent à se produire.
- Identifier la ou les personnes impliquées soit pour avoir commis les faits, soit pour en être victimes, soit pour en avoir connaissance.
- Joindre tous les documents et informations sur les faits rapportés permettant de justifier la plainte.
- Fournir, si l'informateur le souhaite, une méthode de contact dans le cas où Aristocrazy jugerait nécessaire de le contacter pour élargir les informations fournies via la communication.
Au choix de l'informateur, la communication effectuée via le formulaire peut être anonyme, de sorte que l'informateur puisse choisir entre fournir ou non ses données. Dans tous les cas, que la communication soit anonyme ou non, toute la procédure de gestion, depuis la réception de la communication jusqu'à la conclusion de l'enquête et la résolution du cas, sera confidentielle.
b) Réception de la communication.
Le Gestionnaire du Système désigné à tout moment par l'Organe Administratif sera celui qui recevra les communications faites à la Chaîne Éthique Aristocrazy.
Une fois la communication reçue, le Gestionnaire du Système enverra à l'informateur l'accusé de réception de la communication dans un délai n'excédant pas (7) sept jours calendaires suivant sa réception, à moins que cela puisse mettre en péril la confidentialité de la communication.
c) Analyse de la communication.
La communication envoyée est examinée par le Gestionnaire du Système, après avoir appliqué le filtre de conflit d'intérêts correspondant pour garantir l'objectivité et l'indépendance dans l'analyse et la résolution des communications.
Une fois le conflit d'intérêts exclu, le gestionnaire du système contactera le ou les services concernés ou pouvant être liés à la communication pour mener les actions d'enquête pertinentes et demandera à l'informateur, en cas de contact avec cela, il est possible, les informations ou documents supplémentaires jugés nécessaires à la résolution du cas.
Le délai maximum pour répondre aux actions d'enquête et émettre le rapport correspondant ne peut excéder trois mois à compter de la réception de la communication.
d) Droits de la personne concernée.
Toute personne concernée à laquelle des actions ou omissions sont attribuées dans une communication sera informée et entendue dans le délai et de la manière que le gestionnaire du système ainsi que les services impliqués dans l'enquête jugeront appropriés pour garantir la bonne fin. de l'enquête.
À tout moment, le respect absolu de la présomption d'innocence et du droit à l'honneur des personnes concernées sera requis.
e) Résolution de la communication et délivrance du rapport final.
Sur la base du rapport d'enquête, il sera décidé si des mesures doivent être appliquées ou non et, le cas échéant, la notification sera archivée.
5. GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ
Toutes les informations fournies par l'informateur lors de sa communication seront traitées de manière confidentielle.
De même, la confidentialité de toute communication est garantie lorsqu'elle est envoyée par des voies de signalement autres que celles établies à l'article 1 ou à des membres du personnel non responsables de son traitement, qui auront été formés en la matière et avertis du classement comme très grave. violation de la violation de l'obligation de confidentialité et, de même, l'établissement de l'obligation du destinataire de la communication de l'envoyer immédiatement au contrôleur du système.
6. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES.
Le traitement des données personnelles sera régi par les dispositions du titre VI de la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, dans le règlement ( UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, dans la loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, dans la loi organique 7/2021, du 26 mai, sur la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d'enquête et de poursuite des infractions pénales et d'exécution des sanctions pénales, et dans ce titre.
Les données personnelles qui ne sont pas clairement pertinentes pour le traitement d'informations spécifiques ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées par accident, seront supprimées sans retard injustifié.
a) Coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de vos données personnelles (ci-après, le « RGPD ») , Loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques (ci-après « LOPDGDD ») et loi 2/2023 du 20 février réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption (« Loi sur la protection des informateurs ») ainsi que d'autres réglementations applicables en matière de protection des données personnelles. ARISTOCRAZY traitera les données collectées via le Canal Éthique comme responsable du traitement. A cet effet, les données d'identification de la société qui traitera les données sont :
ARISTOCRAZY, S.A.
Siège social : Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) Espagne.
C.I.F. : A48231146
E-mail : dpo@aristocrazy.com
Si vous avez des questions ou des requêtes, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données en envoyant votre demande à dpo@aristocrazy.com
b) Typologie des données personnelles faisant l'objet d'un traitement
L'utilisation du canal éthique et l'inclusion de données personnelles sont volontaires. Si vous nous fournissez vos données personnelles directement ou si un tiers nous les fournit via ce canal, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :
| Typologie de l'intéressé | Catégories de données et données soumises au traitement |
| Dénonciateur désigné |
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Lanceur d'alerte anonyme (Le plaignant peut envoyer des messages de manière anonyme. Dans ces cas, nous ne traiterons pas les données personnelles.) |
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| Personne signalée |
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| Testigo |
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| Tiers |
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Lors de l'envoi d'un message ou d'informations complémentaires, vous avez la possibilité de joindre des preuves. Si vous souhaitez envoyer un message de manière anonyme, sachez que les pièces jointes peuvent contenir des données personnelles qui mettent en péril votre anonymat. Supprimez ces données avant d'envoyer les fichiers.
c) Finalités du traitement
Nous traiterons vos données personnelles, les informations et les documents que vous nous fournissez dans le but de traiter, d'enquêter et de proposer des solutions aux communications et plaintes liées à d'éventuels actes criminels ou violations réglementaires et éthiques reçues via ce canal, conformément aux dispositions de la procédure et de la politique du système de gestion des plaintes, ainsi que du code d'éthique d'Aristocrazy.
De plus, certaines informations pourront être traitées afin de laisser des preuves du fonctionnement du système ; ces informations seront stockées de manière anonymisée.
d) Base de légitimation du traitement
La base juridique qui légitime le traitement de vos données réside dans le respect d'une obligation légale, en vertu des dispositions de l'article 30 de la loi sur la protection des informateurs (article 6.1.c) du RGPD) . Dans le cas où les données sont considérées comme une catégorie particulière, leur traitement est excepté conformément aux dispositions de l'article 30 de la loi sur la protection des informateurs, en relation avec l'article 9.2.g) du RGPD car il est nécessaire pour des raisons d'intérêt public essentiel. intérêt.
e) Durée de conservation des données dans le Canal Éthique
Les données personnelles traitées à cette fin seront conservées dans le canal éthique uniquement pendant le temps nécessaire pour décider s'il convient d'ouvrir une enquête sur les événements signalés. Dans tous les cas, trois mois après l’introduction des données, celles-ci doivent être supprimées du Canal Éthique. S'il est décidé d'ouvrir une enquête, les données personnelles seront conservées en dehors du canal des plaintes pendant toute la durée de l'enquête sur les faits. Dans le cas où l'enquête aboutirait à l'adoption de certaines mesures à l'encontre des personnes enquêtées, les données seront conservées aussi longtemps que les actions en justice appropriées persisteront.
Une fois terminée la période de conservation correspondante, les données seront dûment bloquées et conservées afin de prouver le respect de la réglementation relative à la fourniture d'un modèle d'éthique et de conformité Aristocrazy conformément aux exigences de l'art. 31 bis du Code Pénal.
f) Accès à la chaîne éthique
De manière générale, l'accès aux données sera limité exclusivement à ceux qui font partie des organes directeurs liés aux fonctions de conformité (membres du Comité d'Éthique et de Conformité d'Aristocrazy Corporate et, le cas échéant, du Conseil d'Éthique et de Conformité). conseiller), et/ou aux responsables de l'enquête interne ou externe (ces derniers en qualité de sous-traitants) qui pourront éventuellement être désignés. De même, lorsque des mesures disciplinaires seront adoptées à l'encontre du personnel d'Aristocrazy, cet accès sera également autorisé au personnel ayant des fonctions de gestion et de contrôle du domaine des ressources humaines d'Aristocrazy.
g) Destinataires des données
Vos données ne seront en aucun cas transférées ou mises à disposition de quelque manière que ce soit à des tiers, à l'exception des prestataires de services légaux.
Sans préjudice de ce qui précède, les données personnelles des plaintes pourront être communiquées aux forces de sécurité, aux juges ou aux tribunaux, ainsi qu'à tout autre organisme compétent si cela est requis conformément à la législation en vigueur.
En particulier, dans le cas de personnes appartenant à des sociétés Aristocrazy situées en dehors de l'Espace Économique Européen, des transferts internationaux de données pourront être effectués dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour résoudre le cas signalé via le Canal Éthique. Le cas échéant, Aristocrazy prendra les mesures appropriées pour garantir que vos données personnelles restent protégées comme indiqué dans ce document et en appliquant le mécanisme approprié dans chaque cas conformément au RGPD lors de leur transfert en dehors de l'EEE. De même, nous veillons à ce que tout tiers qui reçoit vos données personnelles dispose de mesures de sécurité appropriées pour protéger lesdites données.
h) Décisions et profilage automatisés
En aucun cas Aristocrazy ne prendra de décisions automatisées avec vos données ni ne créera de profils.
i) Virements internationaux
Aristocrazy possède différentes filiales, il est donc possible que, si nécessaire en fonction du cas spécifique et après avoir effectué l'enquête correspondante, vos données soient traitées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.
Dans tous les cas, Aristocrazy veillera à ce que ledit traitement des données soit toujours protégé avec les garanties appropriées, qui peuvent inclure, entre autres, la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Ces clauses consistent en des contrats approuvés par la Commission qui fournissent des garanties suffisantes pour garantir que le traitement est conforme aux exigences établies par le RGPD.
j) Exercice des droits
Vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, vos droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition, en indiquant expressément quel droit parmi ceux listés ci-dessus vous souhaitez exercer. . Vous pouvez adresser votre demande aux adresses suivantes :
- Envoi d'un e-mail à dpo@aristocrazy.com
- Par courrier postal adressé à Aristocrazy S.A. au siège social Gran Vía 40 bis, 3º 48009 Bilbao (Vizcaya) Espagne.
Nous examinerons toutes les demandes et fournirons notre réponse dans le délai fixé par la loi applicable. Gardez toutefois à l'esprit que les droits d'accès, de suppression et d'opposition peuvent être limités pendant que l'enquête sur les faits signalés est en cours ou que des actions judiciaires ou extrajudiciaires sont en cours à leur encontre, et que l'identité du plaignant doit être préservée pour le satisfaction des intérêts de l'aristocratie ou pour le respect d'une obligation légale.
Dans tous les cas, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es), située C/Jorge Juan núm. 6 de 28001 Madrid, dans le cas où vous considérez qu'Aristocrazy a violé les droits reconnus par la législation applicable.
7. RÉFÉRENCE DES INFORMATIONS AU MINISTÈRE DES IMPÔTS
Immédiatement, lorsque les faits pourraient indirectement constituer un délit, le Gestionnaire du Système transmettra l'information au Parquet. Dans le cas où les faits affecteraient les intérêts financiers de l'Union européenne, le Parquet européen sera saisi.
8. ABUS DU SYSTÈME, FAUSSE PLAINTE ET ENGAGEMENT DE NON-RESPONSABILITÉS.
Les utilisateurs qui utilisent le canal éthique de bonne foi ne subiront aucun type de représailles du fait de l'utilisation du système et ne feront face à aucun type de sanction de la part d'Aristocrazy.
Aristocrazy garantira la protection adéquate de la vie privée et des données personnelles et la préservation de l'honneur, de la présomption d'innocence et du droit à la défense des personnes dénoncées, en particulier contre des plaintes infondées, fausses ou de mauvaise foi, concernant le fait que, le cas échéant, les mesures disciplinaires correspondantes seront adoptées.
De même, vous devez garantir que les données personnelles fournies via le Canal Éthique sont vraies, exactes, complètes et mises à jour.
